Через запроваджені надзвичайні заходи у зв’язку з пандемією коронавірусу (COVID-19 / SARS-CoV-2) компанії та організації намагаються вжити усіх розумних дій – дотримуються правил профілактики інфекційних захворювань, змінюють графік роботи, а також переводять значну частину працівників на надомну та дистанційну роботу.
Якщо для деяких співробітників робота з дому – давня мрія, то для інших ця ситуація – більше виклик, що вимагає розв'язання багатьох питань. Наприклад, як зберегти звичні способи зв'язку з усіма членами команди, клієнтами та постачальниками? Як мінімізувати негативні ефекти від різкого переходу до нового способу організації робочого процесу?
Для чого підключати IP-телефонію співробітникам, що працюють дома?
Рішення IP-телефонії можуть бути надзвичайно корисними для бізнесу з дистанційними працівниками:
- Швидка адаптація до нових умов. IP-телефон просто переміщується на нове робоче місце зі збереженням усіх сервісів та налаштувань.
- Надійне масштабування. Збільшення кількості підключених IP-телефонів не позначається на якості зв’язку та надійності системи телефонії.
- Звичні номери телефонів. Мінімізуються незручності для клієнтів, уникаємо втрат нових замовлень через відсутність зв’язку клієнтів з менеджерами з продажів.
- Просте налаштування. Телефон можна заздалегідь налаштувати та відправити працівнику додому. WEB-інтерфейс за необхідності дозволяє адміністратору підключитись і додатково налаштувати обладнання.
- Доступ до усіх функцій. Після підключення віддалених IP-телефонів працівники отримують доступ до усіх функцій і сервісів телефонії, що були доступні в офісі: корпоративна телефонна книга, голосова пошта, переадресація голосової пошти на email, переадресація викликів мережі мобільного зв’язку, автовідповідач, інтеграція з CRM або ERP, запис та статистика розмов, безкоштовні дзвінки абонентам корпоративної мережі.
- Керованість та інформаційна безпека. Централізоване управління спрощує всю інфраструктуру зв'язку і забезпечує контроль над обміном важливою для бізнесу інформацією.
Як організувати дистанційну роботу співробітників за допомогою VoIP?
Сьогодні технології дозволяють у короткі строки та з адекватними витратами перенести роботу з офісу в інші місця – що важливо, з мінімальними ризиками для безпеки бізнесу. Технології Unified Communications, додаткові сервіси та функції IP-телефонії дозволяють дистанційним працівникам мати повний доступ до корпоративного зв’язку незалежно від місцеперебування.
Коли мова йде про легке та доступне підключення віддалених працівників, розглядаємо кілька можливих варіантів:
Хмарна АТС
(надається як послуга)
Таке рішення означає, що сторонній постачальник послуг несе відповідальність за розміщення, налаштування та підтримку телефонної системи, до якої потім можна отримати доступ через мережу Інтернет. У цьому випадку дистанційні працівники зазвичай можуть підключатись до корпоративної телефонної системи за допомогою настільного IP-телефону, мобільного телефону чи програми на комп’ютері. Крім зменшення капітальних вкладень, хмарні АТС також забезпечують можливість підключення практично у будь-який час та з будь-якого місця. Це ідеально підходить для команд з дистанційними працівниками.
У випадку використання хмарної АТС, налагодження телефонії для дистанційного співробітника – максимально просте:
- Обираємо наявний або придбаваємо новий IP-телефон з широкого асортименту доступних. Наприклад, телефони початкового рівня Grandstream GXP1615, Fanvil X3S або телефони з розширеною функціональністю Snom D735.
- Налаштовуємо IP-телефони, додаючи параметри доступу до корпоративної АТС.
- Співробітник особисто забирає телефон або отримує його службою доставки / поштою. Далі лише необхідно підключити телефон дома до мережі Інтернет за допомогою LAN-кабелю або WiFi (з використанням відповідного адаптеру FoxGate WA411 або Snom A210)
- Телефон автоматично підключається до хмарної АТС і усі функції корпоративної телефонії одразу можна використовувати. У випадку необхідності додаткового налаштування або якщо з якихось причин був пропущений крок 3 – адміністратор завжди може зробити це дистанційно, через WEB-інтерфейс телефону.
Товари, які допоможуть у випадку використання IP-телефонії з хмарною АТС:
Локальна АТС
(апаратна, наприклад Grandstream UCM62** або програмна, 3CX v16)
Компанії, які обирають сучасні локальні АТС також можуть мати дистанційних працівників. Функції недорогих апаратних АТС можуть бути дещо обмеженими у порівнянні з можливостями, що надають хмарні АТС. Натомість, забезпечується цілковитий контроль за фізичним доступом до ядра корпоративної телефонії та дещо спрощується розрахунок загальних витрат.
Налаштування телефонії для дистанційного співробітника з використанням Локальної АТС зазвичай лише на крок складніше, ніж для варіанту з Хмарною АТС:
- Після пункту 2 адміністратор системи повинен додаткового активувати та налаштувати функцію VPN. Так, усі актуальні моделі телефонів Snom підтримують open-VPN – необхідно лише встановити на телефон VPN додаток з офіційного сайту service.snom.com. Для Fanvil, Grandstream з підтримкою VPN необхідно перевірити версію прошивки та, за необхідності, оновити її до останньої.
Товари, які допоможуть у випадку використання IP-телефонії з локальною АТС:
Що таке VPN?
Завдяки технології VPN (Virtual Private Network) працівники можуть безпечно отримувати доступ до мережі своєї компанії з будь-якої точки світу. Користувачі VPN можуть належати до різних локальних мереж, що відокремлені та знаходяться на великій відстані одна від одної. Простими словами, VPN дозволяє створити шифрований канал (VPN-тунель), використовуючи звичайне інтернет-з'єднання.
Шифрування відбувається в режимі реального часу і значно ускладнює запис або перехоплення передаваної інформації. У випадку використання VPN для віддаленого підключення телефонії, IP-телефон підключається до сервера авторизації та після створення тунелю отримує нову (внутрішню) IP-адресу, стає повноцінним учасником віддаленої мережі й отримує доступ до її сервісів.
